必威体育归档文件整理规则
发布日期：2017-06-21 来源： 点击量：
为了推进学校档案管理现代化，规范归档文件整理方法，提高工作效率。遵照中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），结合我校档案工作实际，特制定《必威体育归档文件整理规则》。
一、定义
1．归档文件：学校各个管理部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2．归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3．件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件（不同年度的各为一件）。
二、整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、质量要求
1．归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。喷墨打印机件、传真件等应复制后保存，原件在前，复制件在后。
2．整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。归档文件应采用碳素或蓝黑墨水等耐久材料书写，禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写。
四、整理方法
1．装订：归档文件应按件装订。装订前应拆除文件材料上的金属物，以不影响归档文件的阅读和复制为宜。
装订时正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；请示与批复为一件时，批复在前，请示在后。
每件文件装订时，一般采用不锈钢夹将文件夹牢；如果文件过厚时，可采用线绳“三孔一线”法装订，文件过薄可采用胶水粘贴法。
2．分类：归档文件按年度—档案类目—保管期限方法进行分类。
（1）年度：按文件形成年度分类。
（2）档案类目：根据《必威体育档案实体分类方案》，归档文件分为：党群、行政、学生、教学、科学研究、仪器设备、产品生产与科技开发、出版物、基本建设、财会、外事等。
（3）保管期限：永久（Y）、长期（C）、短期（D）
3．排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目、同一保管期限内，按文件成文日期顺序排列。同一日期的归档文件可按文件发文字号大小进行排列，有年无月的文件可归入年末，有月无日的文件可归入月末。同一事由（一次会议、一次活动、一个事件）的成套性文件材料可集中排列。
4．编号：归档文件应依档案分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置为全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、件号页数等项目
（1）全宗号——上级档案馆给立档单位编制的代号。
（2）年度——文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。
（3）机构（问题）——采用《必威体育档案工作实体分类方案》的类目代号，分别为：党群DQ、行政XZ、教学JX、科学技术研究KY、仪器设备SB、产品生产与科技开发CP11、出版CB、基本建设JJ、财会CK、外事WS。
（4）保管期限——归档文件保存期限分为永久、长期、短期三种。
（5）件号——文件的排列顺序号。在档案实体分类方案的最低一级类目、同一保管期限内，按文件的形成日期从“1”开始编制顺序号。
（6）页数——每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，文件签发单、阅办单应计算页数。
5．编目：归档文件应逐渐编目。请示与批复、来文与复文为一件时，只对批复和复文进行编目。归档文件依据分类类目，室编件号顺序编制目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注
（1）件号：文件的排列顺序号，即馆（室）。在实体分类方案的最低一级类目、同一保管期限内，按事由结合文件形成日期从“1”开始编制顺序号。
（2）责任者——制发文件的单位或个人，即文件的发文机关或署名者，要求全称或规范化的简称。
（3）文号——文件的发文字号(要求全号)。
（4）题名——文件的标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题。
题名填写补充说明：
①转发文与被转发文为一件时，按转发文编目，同时应将被转发文的字号输入在“题名”里，带有密级的要注明，并用圆括号括起来（如：含×××字[2004] ××号文件，秘密或机密）；
②请示与批复为一件时，按批复文件编目，同时应将请示文件字号输入在“题名”里，带有密级的要注明，并用圆括号括起来（如：含×××字[2004] ××号文件，秘密或机密）；
③来文与复文为一件时，按复文编目，同时应将上级来文字号输入在“题名”里，带有密级的要注明，并用圆括号括起来（如：含×××字[2004] ××号文件，秘密或机密）；
④校内发文或上报文件中没有明确反映出附件内容时，应将附件内容概括反映在“题名”里，并用圆括号括起来；
⑤学校上报文件中含有附件时，由于各种原因不能归档，应在“题名”里注出（如：附件未归档），并在备考表上注明原因；
⑥上级来文中只转发文件字号，没有反映题名情况下，应将被转发文件内容概括反映在“题名”里，并用圆括号括起来。
（5）日期——文件的形成时间。以八位阿拉伯数字标注年月日，如20020508。
（6）页数——每一件归档文件中有图文页面的总页数。归档文件按从“1—n”编写连续页号。
（7）备注——注释文件需要说明的情况。盒号可填写在备注项里。
归档文件目录纸幅面尺寸采用国际标准A4型。归档文件目录按同一类目内，保管期限由高到低排列，编制封面装订成册，作为手工检索工具。
6．装盒：将归档文件按件号顺序依次装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表。
（1）档案盒：档案盒盒脊设置全宗、年度、期限、机构问题、文件起止号项目。
其中起止件号是盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接。
（2）备考表：备考表置于盒内文件之后，包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期项目。
·盒内文件情况说明：填写盒内文件在保管期间发生缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
·整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
·检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名（档案馆管理人员）。
·日期：指归档文件整理完毕的日期。
7．排架：档案盒上架按档案类目—年度—问题（类目代号）—保管期限顺序竖放排列（即档案盒长作背脊）。
五、归档电子文件的整理要求
1.归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“四整理要求”的规定；
2.归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包括组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T38等标准执行；
3.归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894等标准的应用系统。