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一、基本要求

归档文件材料应齐全完整。归档文件材料形成时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案长期保存要求。

二、具体要求

1、归档的文件材料必须齐全完整，重要文件材料的签署、印章、日期等应完备，照片（包括底片）、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档；

2、归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整、审查签字手续完备。归档的文件材料禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等不利于文件材料长期保存的书写材料，应使用黑色中性笔、蓝黑墨水、碳素墨水书写。

3、归档的文件材料纸张规格一般采用国际标准A4型，压感纸、热敏纸等传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档，复印时，墨粉浓度不宜太深，并且最好采用单面复印；

4、文件材料按件在左侧装订，表格式文件材料装订时，表头朝向装订线一侧，对于破损的文件材料或小纸条，应进行修补或加边。凡属永久或长期保存的文件材料，须拆除铁金属物，用线绳或不锈钢订书针装订。

5、对某些特殊超大的纸张（报表、图样等）需要加以折叠。折叠时，要尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。取齐右边和下沿。此外，文件材料页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。